„Automatisierter Unsinn bleibt ­Unsinn!“

„Unsere Mission ist es, Verwaltungen in die Lage zu versetzen, aus eigenen Mitteln heraus selbstständig und dauerhaft ihre Abläufe zu hinterfragen und zu optimieren“, beschreibt Dr. Lars Algermissen, Mitgründer und einer von zwei Geschäftsführern der PICTURE GmbH, die Mission seines Unternehmens, das 2008 als Ausgründung des Kompetenzzentrums e-Government und Verwaltungsmodernisierung der Universität Münster hervorging. In den vergangen knapp zwei Jahrzehnten hat er in diesem Zuge mit weit über 1.000 Bundes- und Landesbehörden, Kommunalverwaltungen, Kirchen, Verbänden und weiteren öffentlichen Einrichtungen zusammengearbeitet. Die eigentliche Digitalisierung findet dabei idealerweise erst in einem späteren Schritt der Prozesskette statt: „Automatisierter Unsinn bleibt eben Unsinn“, erklärt Dr. Lars Algermissen die Motivation hinter diesem Ansatz: „Deshalb sondieren wir zunächst genau, mit welchen Aufgaben die jeweilige Behörde eigentlich betraut ist – denn oftmals sind das bei einer größeren Kommune mehrere Tausend, die am Ende des Tages alle gleich wichtig sind. Erst im zweiten Schritt dokumentieren wir dann ausführlich, wie diese Prozesse im Detail umgesetzt werden, bevor wir uns an die organisatorische Vereinfachung und anschließend an die Digitalisierung des optimierten Prozesses machen.“

Kleine Fortschritte, große ­Wirkung

Nicht immer wollen die Kommunen oder Ministerialabteilungen direkt am großen Rad drehen und beispielsweise behördenweit die E-Akte einführen: „Wir achten dann darauf, in den ersten Stufen kleinere Verbesserungsvorschläge herauszuarbeiten, mit denen wir dann nicht sofort den ganzen Haushalt sanieren, aber direkt spürbar positive Effekte bewirken können – die dann auch die Mitarbeiter und Leitungsfunktionen ermutigen, sich an die größeren Stellschrauben heranzutrauen“, erläutert Dr. Lars Algermissen. Der Fachkräftemangel lässt den Digitalisierungsstau in deutschen Behörden dabei umso deutlicher zutage treten – ähnlich wie sich in der Pandemie die Spreu vom Weizen trennte: „Manche Ämter konnten ihre Mitarbeiter problemlos ins Homeoffice schicken, wo sie ganz normal weitergearbeitet haben – während andere ihre Aufgaben faktisch kaum noch erfüllen konnten“, analysiert Dr. Lars Algermissen. Die Aufgabe seines Unternehmens sieht er dabei auch als gesamtgesellschaftlichen Auftrag an: „Jeder Ablauf, den wir in einer Behörde verbessern, nutzt den Mitarbeitern und auch den Bürgern, die dann einen handlungsfähigen Staat erleben – für das Vertrauen der Bevölkerung ist das ungemein wichtig!“

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