Mehr Struktur im Unternehmen durch einen funktionierenden Dienstplan

Definition Dienstplan – was steckt dahinter?

Was eigentlich ist ein Dienstplan? Das sollten alle Unternehmen wissen, bevor sie einen Dienstplan erstellen. Grundsätzlich fungiert er als Planungsinstrument. Arbeitskräfte werden auf diese Weise so eingeteilt, wie es in dem Unternehmen Sinn macht. Je nach Firma soll ein anderer Zweck erfüllt werden. Dies ist nur mit der quantitativen und qualitativen Planung des Personals wirklich möglich.

Ein Dienstplan muss gut organisiert sein. Nur so kann er dem Betrieb zum Nutzen sein. Er hilft dabei, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Blick behalten werden und dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, welche nicht nur der Sicherheit dienen, sondern bei Nicht-Einhaltung auch zu schweren Strafen führen können. In einem Rechtsfall lässt sich der Dienstplan einfach als Beweismaterial vorlegen. So wähnen sich Unternehmen in rechtlicher Sicherheit.

Die gesetzlichen Bestimmungen – so muss ein Dienstplan aussehen

Ein Dienstplan muss gut organisiert sein, um nützlich zu sein. Allerdings schreibt auch das Gesetz einige Bestimmungen vor, nach denen sich der Dienstplan zu richten hat. Der Arbeitgeber muss diese berücksichtigen, damit der Dienstplan auch wirklich umgesetzt werden darf.

Zunächst einmal gilt: Der Arbeitgeber darf einen Dienstplan nicht einfach nach eigenem Ermessen festlegen. Der Betriebsrat bzw. das jeweilige Arbeitnehmervertretungsorgan hat nämlich ein Mitspracherecht, wie der Dienstplan gestaltet wird.

Zudem müssen Arbeitgeber stets einen Blick auf das Arbeitsgesetz, das in dem entsprechenden Land gültig ist, werfen. Aspekte, die in Deutschland eine große Rolle spielen, sind die Höchstarbeitszeit, Ausnahmeregelungen besonderer Personengruppe wie zum Beispiel Jugendlichen und Ruhepausen. In anderen Ländern können andere Aspekte relevant sein, wenn es um die Dienstplangestaltung geht.

Zudem schreibt das Gesetz vor, dass der Dienstplan in seiner Darstellung nachvollziehbar sein muss. Die geplante sowie die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter muss deutlich erkennbar gemacht werden. Außerdem müssen Differenzen zwischen Soll und Ist klar erkenntlich sein. Wer nachträglich Änderungen vornimmt, muss sie als solche ausweisen. Nur so können Missverständnisse ausgeräumt werden.

Dienstplan erstellen – so klappt es!

Doch wie erstellt man nun einen Dienstplan, der alle Anforderungen erfüllt und dem Unternehmen zum Vorteil dient? Häufig wird der Plan in Form einer Tabelle dargestellt. In dieser sind wichtige Informationen wie Vor- und Nachname des Mitarbeiters, sein Aufgabenbereich sowie seine Qualifikation enthalten.

Wichtig bei der Dienstplangestaltung ist, dass zu jedem Zeitpunkt ausreichend Personal mit den benötigten Qualifikationen vor Ort ist. Bei Schichtarbeit müssen Arbeitgeber den Beginn und das Ende der Schichten klar definieren. Bei Gleitzeitarbeit reicht es in der Regel aus, dass die Arbeitstage, die Sollarbeitszeit sowie die Kernarbeitszeit aufgeführt werden. Damit jeder auf den ersten Blick erkennt, auf welchen Zeitraum sich der Dienstplan bezieht, ist es wichtig, den Dienstplanzeitraum sowie das Erstellungsdatum zu bestimmen.

Wenn es sich um einen nicht-elektronischen Dienstplan handelt, muss er vom Vorgesetzten unterzeichnet werden. In den meisten Fällen jedoch findet man Dienstpläne, die mithilfe einer Software entwickelt wurden. Diese können ohnehin nur von einem Berechtigten erstellt und verändert werden, sodass eine Authentifizierung mittels Unterschrift hinfällig ist.

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Dienstpläne. Die Erstellung mittels Software ist einfach und geht schnell. So spart man sich viele Ressourcen. Vor allem dann, wenn viele Mitarbeiter zu verwalten sind, eignet sich ein entsprechendes Programm.

Der große Pluspunkt einer solchen Software ist, dass der Dienstplan automatisch alle nötigen Informationen enthält und der Arbeitgeber somit rechtlich auf der sicheren Seite ist. Zudem sind viele Programme so ausgereift, dass es kaum vorkommen kann, dass zu wenig oder zu viel Mitarbeiter eingeteilt werden. Das mindert den Aufwand bei der Erstellung ungemein.

Wer nutzt Dienstpläne?

Dienstpläne bringen viele Vorteile mit sich, jedoch auch ein hohes Maß an Aufwand. Welche Branchen sind es also, in denen der Dienstplan unabdingbar ist?

Tatsächlich lohnt er sich für alle Branchen, in denen verschiedene Dienste und Schichten koordiniert werden müssen. Bei der Personalplanung ist es wichtig, nicht nur das benötigte Personal einzusetzen, sondern auch individuelle Wünsche und Anforderungen zu berücksichtigen, um für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen.

Vor allem Unternehmen, bei denen rund um die Uhr Betrieb ist, ist ein Dienstplan unabdingbar. Vor allem eine Software lohnt sich, um stets den Überblick zu behalten und keine wichtigen Faktoren zu vergessen.